Com mais de 100 mil alunos matriculados, campi em São Paulo, Goiás, Amazonas e Distrito Federal, além de atuação nacional por meio da educação a distância, a Universidade Paulista (UNIP), uma das maiores instituições de ensino superior privado do Brasil, fechou uma parceria com a Compliance Soluções, especializada em inovação e inteligência no segmento de soluções fiscais, HCM, BPO e mensageria, para garantir a continuidade da operação diante da Reforma Tributária.
Segundo estimativas de especialistas, o Brasil possui mais de 5.500 legislações municipais relacionadas à tributação de serviços, tornando a gestão de notas fiscais uma das operações mais complexas para organizações com presença nacional. Durante a implementação das novas regras, a necessidade de atualização simultânea de sistemas municipais, plataformas tecnológicas e processos internos elevou ainda mais o grau de dificuldade.
É justamente nesse quadro que se encaixa a UNIP: com operações em 46 municípios e processos de emissão fiscal em diversos campi – cada um com regras, sistemas e cronogramas próprios para emissão de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), a rede já convivia com uma estrutura fiscal altamente complexa.
Após a chegada da reforma e, consequentemente, de novos tributos, campos de preenchimento e exigências regulatórias, a universidade precisou adequar todo o seu ecossistema fiscal. Para isso, contou com a plataforma da Compliance Soluções, integrada ao ERP TOTVS Protheus, responsável pela emissão de NFS-e e pela mensageria fiscal junto às prefeituras.
“Estávamos pisando em um terreno novo. Foi um período de alterações frequentes nos ambientes das prefeituras, mudanças regulatórias e a necessidade de adaptação dos processos internos criaram um ambiente de incerteza que exigiu respostas rápidas e coordenação constante ”, afirma Sidnei José Caldeira da Silva, gerente de faturamento da UNIP.
Segundo Silva, os meses de janeiro e fevereiro foram considerados os mais críticos da operação. “Nossa rede passou por algo parecido lá atrás, mas agora a nova Reforma envolvia mais tributos e informações que até então não eram fornecidas nas notas”, pontua o executivo.
Diante desse cenário, a Compliance Soluções mobilizou equipes de suporte, produto e customer success para atuar de forma integrada com a universidade. O acompanhamento passou a ocorrer por meio de reuniões frequentes, monitoramento contínuo das mudanças municipais e ações direcionadas para resolução dos pontos de bloqueio identificados ao longo do processo.
Em alguns casos, a atuação extrapolou o ambiente digital. Profissionais da empresa realizaram visitas presenciais para acelerar tratativas junto aos municípios e garantir a continuidade das operações fiscais. Como resultado, a UNIP conseguiu estabilizar sua operação de emissão fiscal em todos os 46 municípios atendidos, mantendo a regularidade dos processos e garantindo suporte à sua comunidade acadêmica durante a transição tributária.
Para Leandro Marçal, CEO da Compliance Soluções, o projeto demonstra que a transformação fiscal exige muito mais do que tecnologia. “A Reforma Tributária trouxe desafios inéditos para empresas e instituições de todos os segmentos e portes. O sucesso da adaptação depende da combinação entre plataformas preparadas para lidar com a complexidade regulatória e equipes capazes de atuar lado a lado com os clientes durante todo o processo.”
Com a operação estabilizada e os novos requisitos incorporados à rotina fiscal, a UNIP renovou sua parceria com a Compliance Soluções, consolidando uma relação construída durante um dos períodos mais desafiadores para a gestão tributária no país.